Bye bye Briefmarke – was die DV-Freimachung für Direct Mailings im Fundraising bedeutet
Ab 2026 führt an der DV-Freimachung kein Weg mehr vorbei: Die Deutsche Post stellt den Versand von Dialogpost vollständig auf digitale Frankierung und Abrechnung um. Gemeinnützige Organisationen, die für ihr Direct Mailing bisher mit POSTCARD oder klassischen Frankierwellen gearbeitet haben, müssen sich neu orientieren – das bedeutet: Es besteht Handlungsbedarf!
Erfahren Sie in diesem Artikel, was sich ändert und wie Sie sich und Ihr Fundraising bestmöglich auf den Umstieg vorbereiten können.
Was bedeutet DV-Freimachung eigentlich?
Die DV-Freimachung (DV = Datenverarbeitung) ist ein digitales Frankierverfahren der Deutschen Post, bei dem das Porto nicht mehr manuell auf den Briefen aufgebracht wird. Stattdessen stecken
Dieses Verfahren ist jetzt schon im Einsatz – und ab 2026 wird es für Dialogpost verpflichtend. Die Frankierung, Einlieferung und Abrechnung erfolgen ausschließlich digital und systemgestützt. Das sorgt für einheitliche Prozesse für Direct Mailings, bringt aber auch neue Anforderungen mit sich.
Wie funktioniert das Verfahren für Direct Mailings?
Für jede Sendung wird ein eindeutiger Matrixcode erzeugt, der die maschinelle Verarbeitung im Briefzentrum ermöglicht. Das macht den Versand effizienter und reduziert Fehlerquellen. Die Abrechnung erfolgt über eine Entgeltabrechnungsnummer und wird werktäglich nach Einlieferung per SEPA-Lastschrift eingezogen.
Damit dieser Ablauf auch funktioniert, müssen Abstimmungen zwischen Auftraggeber*in, Post und weiteren Dienstleister*innen klar geregelt sein. Wenn Daten, Nummern oder Freigaben nicht korrekt hinterlegt sind, stoppt der Prozess – deswegen ist eine gute Vorbereitung immens wichtig.
Wer übernimmt welche Aufgaben in diesem Prozess?
Damit der Versand mit DV-Freimachung reibungslos läuft, sind die folgenden drei Rollen beteiligt:
Debitor: Die Organisation, die Vertragspartnerin der Post ist und über deren Abrechnungsnummer das Porto eingezogen wird. Dienstleister*innen können bevollmächtigt werden, im Namen des Debitors zu frankieren.
Absender: Der Name, der auf der Sendung erscheint. Er kann vom Debitor abweichen – wichtig ist nur, dass der Name korrekt hinterlegt ist.
Optimierer/Einlieferer (z.B. Lettershop): Der technische Dienstleister, der Matrixcodes erzeugt sowie die Mailings digital ankündigt und einliefert.
Typische Stolperfallen beim Umstieg – was häufig übersehen wird
Mit der DV-Freimachung verändern sich auch einige Anforderungen an die Gestaltung und Produktion von Direct Mailings. Mailingbeilagen, die nicht recyclebar sind, benötigen Premiumadress mit Rücksendeoption. Außerdem profitieren nur maschinell sortierfähige Sendungen vom Portorabatt.
Solche Feinheiten beeinflussen Gestaltung, Materialauswahl und Budget Ihres Direct Mailings – und sollten frühzeitig in die Planung einfließen.
Beim Umstieg treten immer wieder ähnliche Herausforderungen auf. Dazu gehören zum Beispiel:
Nicht aktivierte oder unvollständige Abrechnungsnummern
Ohne gültiges SEPA-Lastschriftmandat und ohne Entgeltabrechnungsnummer funktioniert keine digitale Frankierung.
Dienstleister, die nicht offiziell hinterlegt sind
Der Lettershop darf nur einliefern, wenn er in der DV-Freimachungsvereinbarung genannt ist und von der Deutschen Post zertifiziert wurde.
Gestaltung, die die maschinelle Lesbarkeit verhindert
Format, Fensterpositionen, Materialmix oder zu dunkle Layouts können zu Problemen führen.
Adressdaten mit Lücken oder Dubletten
Sie erschweren nicht nur die DV-Freimachung, sondern verteuern auch das Mailing insgesamt – insbesondere, wenn Premiumadress notwendig ist.
Mengen unterhalb der Mindestgrenzen
Dieser Faktor führt zu EASY-Zuschlägen, die viele Organisationen nicht einkalkuliert haben.
Wer diese Punkte im Blick behält, verhindert Verzögerungen und unnötige Mehrkosten!
Was vor dem ersten Direct Mailing feststehen muss
Für den Start mit DV-Freimachung braucht es:
- eine abgeschlossene DV-Freimachungsvereinbarung mit der Deutschen Post
- eine gültige Entgeltabrechnungsnummer inklusive SEPA-Lastschriftmandat
- die Freischaltung des Lettershops
- Mindestmengen je nach Produkt
Mit diesen Grundlagen ist der Weg frei für einen reibungslosen Versand.
Checkliste für NPOs: Versand eines Direct Mailings mit DV-Freimachung
Schritt 1: Voraussetzungen klären
Haben Sie eine DV-Freimachungsvereinbarung mit der Deutschen Post geschlossen und Ihre Abrechnungsdaten sowie den Lettershop hinterlegt?
Schritt 2: Kampagnenplanung
Festlegung der Eckdaten (Zielgruppe, Volumen, Inhalte, Termine) und Freigabe der Versanddaten Ihres Direct Mailings.
Schritt 3: Bereitstellung der Daten
Adressdaten, DV-Freimachungskundennummer und Entgeltabrechnungsnummer müssen dem Lettershop übermittelt werden.
Schritt 4: Abrechnung der Entgelte
Die Entgelte werden über die Absendernummer, die im Datamatrixcode codiert ist, werktäglich per SEPA-Lastschrift von der Deutschen Post abgebucht.
Gut vorbereitet in die Zukunft des Direct Mailings
Der Umstieg auf die DV-Freimachung ist eine Veränderung – aber auch eine Gelegenheit, Strukturen rund um den Versand zu modernisieren. Wer früh beginnt, spart sich Stress kurz vor dem Stichtag und nutzt das System von Anfang an optimal.
Wir begleiten NPOs regelmäßig bei solchen Umstellungen, bei Fragen zur Portooptimierung und bei der Zusammenarbeit mit Lettershops. Wenn Sie Orientierung brauchen oder einzelne Schritte klären möchten, unterstützen wir Sie gern.
Sie haben weitere Fragen zum Thema Direct Mailing? Wir unterstützen Sie gerne von der Planung und Kreation eines Mailing bis zum Versand. Kontaktieren Sie uns per E-Mail unter info@socialminds.de oder telefonisch unter 030 – 30 80 96 49.
Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!